長(zhǎng)期以來，展覽組織機(jī)構(gòu)都已經(jīng)認(rèn)識(shí)到電話營(yíng)銷作為展覽項(xiàng)目的推廣工具，在實(shí)用性、準(zhǔn)確度，以及激發(fā)目標(biāo)參展商參展決策與實(shí)時(shí)反饋方面的重要作用。電話營(yíng)銷是靠聲音傳遞信息的藝術(shù)，營(yíng)銷人員需利用極有限的時(shí)間將展覽項(xiàng)目的基本要素傳達(dá)給目標(biāo)參展商并激發(fā)他們參展的熱情。如果沒有辦法在最短時(shí)間內(nèi)激發(fā)目標(biāo)參展商的興趣，通話就可能隨時(shí)被終止，因?yàn)槟繕?biāo)參展商不喜歡浪費(fèi)時(shí)間去聽一些與自己無關(guān)的事情，除非通話會(huì)使他們感覺有某種價(jià)值。

　　因此，在電話營(yíng)銷過程中，營(yíng)銷人員需通過“聽覺”去“看到”目標(biāo)參展商的所有反應(yīng)并判斷營(yíng)銷方向是否正確。同樣地，目標(biāo)參展商在電話中也無法看到營(yíng)銷人員的肢體語言、面部表情，只能借助所聽到的聲音及所傳遞的信息來判斷對(duì)這個(gè)展覽是否有興趣或是否可以信賴營(yíng)銷人員提供的信息的真實(shí)性，由此來決定是否繼續(xù)這個(gè)通話。在電話營(yíng)銷的最初過程中，營(yíng)銷人員需控制通話奏，以期達(dá)到兩個(gè)基本目標(biāo)：

　　電話營(yíng)銷的主要目標(biāo)根據(jù)展覽的具體特性，確認(rèn)目標(biāo)客戶是否為真正的目標(biāo)參展商;約定合適的通話時(shí)間與方法，讓目標(biāo)參展商了解展覽的概況與服務(wù)項(xiàng)目，引起目標(biāo)參展商的重視;確認(rèn)目標(biāo)參展商何時(shí)可以做最后決定并確定目標(biāo)客戶參展報(bào)名時(shí)間。

　　電話營(yíng)銷的次要目標(biāo)通過電話營(yíng)銷盡可能多地獲取目標(biāo)參展商的相關(guān)資料;與目標(biāo)參展商建立長(zhǎng)期信息交互的關(guān)系。

　　電話營(yíng)銷是感性而非全然理性的銷售過程。在展覽營(yíng)銷實(shí)踐中，電話營(yíng)銷的效率性與便利性是通過營(yíng)銷人員的個(gè)人魅力與技巧來實(shí)現(xiàn)的。展覽組織機(jī)構(gòu)要促成電話營(yíng)銷工作成功，需要對(duì)營(yíng)銷人員進(jìn)行電話營(yíng)銷技巧的訓(xùn)練，同時(shí)還要有良好的系統(tǒng)支持，并需配置CRM管理軟件。

　　高效率的電話營(yíng)銷與銷售隊(duì)伍的招聘、培訓(xùn)、激勵(lì)、組織體系管理、計(jì)劃等因素有密切關(guān)系。擁有一支高效的電話營(yíng)銷團(tuán)隊(duì)是電話營(yíng)銷工作成功與否的關(guān)鍵，因?yàn)檎刮讳N售是由電話營(yíng)銷人員來完成的，與參展商的關(guān)系是由他們建立和維護(hù)的，參展商是否信任展覽組織機(jī)構(gòu)與營(yíng)銷人員的工作密切相關(guān)，參展商對(duì)展覽組織者的第一印象是通過電話營(yíng)銷人員的工作來實(shí)現(xiàn)的。

　　在電話營(yíng)銷人員全面熟悉展覽組織機(jī)構(gòu)與展覽的基本情況后，展覽組織機(jī)構(gòu)需對(duì)電話營(yíng)銷人員的基本技巧進(jìn)行系統(tǒng)和有組織的培訓(xùn)。培訓(xùn)的內(nèi)容有四個(gè)方面：

　　1.了解目標(biāo)客戶的參展動(dòng)機(jī)目標(biāo)參展商的參展動(dòng)機(jī)不盡相同，但基本動(dòng)機(jī)有兩類，一是希望通過參展而獲得某種實(shí)效，二是參展時(shí)有效控制參展成本，減少參展所造成的相關(guān)經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)(如展覽效果不好，營(yíng)銷成本過高等)。目標(biāo)參展商決定參展時(shí)還會(huì)對(duì)展覽有具體的“需求”及“期望”。所謂“需求”就是展覽所必備的要素(如展覽題材的針對(duì)性、展覽的規(guī)模、宣傳、影響力等等)，而“期望”則是展覽組織機(jī)構(gòu)能在展覽中提供的增值服務(wù)部分。概言之，目標(biāo)參展商的參展動(dòng)機(jī)構(gòu)成最重要方面就是：經(jīng)濟(jì)效益、方便性與安全感。因此，電話營(yíng)銷在強(qiáng)調(diào)參展必要性的同時(shí)，還應(yīng)對(duì)展覽服務(wù)的增值性加以客觀的介紹，以強(qiáng)化展覽營(yíng)銷的整體效果。

　　2.為目標(biāo)參展商準(zhǔn)備參展建議方案為目標(biāo)參展商準(zhǔn)備參展建議方案是國際展覽組織機(jī)構(gòu)普遍采用的營(yíng)銷技巧，是說服目標(biāo)參展商迅速評(píng)估參展動(dòng)機(jī)的有力舉措，展覽營(yíng)銷工作實(shí)踐證明，目標(biāo)參展商普遍渴望展覽的相關(guān)信息能與參展商的基本需求對(duì)稱，如展覽的題材、展覽的規(guī)模與權(quán)威性、競(jìng)爭(zhēng)企業(yè)參展商的參展情況、如何參展、參展商報(bào)名與展位安排情況等。因此，電話營(yíng)銷重點(diǎn)應(yīng)從抓住目標(biāo)參展商所需對(duì)稱的信息著手，積極為目標(biāo)參展商做好參謀，使目標(biāo)參展商通過電話營(yíng)銷中獲得對(duì)參展的一些具體建議，如什么樣的展位合適，工程搭建的規(guī)定、展覽有何種活動(dòng)可以參加，估計(jì)境外客商參展數(shù)量，展臺(tái)是否需要準(zhǔn)備外貿(mào)報(bào)價(jià)單等。參展建議是營(yíng)銷人員與目標(biāo)參展商溝通的有效利器，也可體現(xiàn)出營(yíng)銷人員的整體素質(zhì)與服務(wù)理念。

　　3.了解目標(biāo)參展商的背景資料在實(shí)施電話營(yíng)銷過程中，營(yíng)銷人員需詳細(xì)對(duì)目標(biāo)參展商的相關(guān)資料進(jìn)行研究。如果展覽組織機(jī)構(gòu)已導(dǎo)入了CRM(客戶關(guān)系管理)系統(tǒng)，就需對(duì)目標(biāo)參展商所在的行業(yè)、規(guī)模、有否參展記錄、被聯(lián)絡(luò)人的職位、歷史聯(lián)絡(luò)記錄等情況進(jìn)行了解。只有仔細(xì)研究以上資料，營(yíng)銷人員才能做到有的放矢，才能明確電話營(yíng)銷中應(yīng)該把握的重點(diǎn)，否則就像盲人摸象，很難確定目標(biāo)參展商的具體需求，更不容易說服參展商做出參展的決策。明確了目標(biāo)參展商的相關(guān)背景材料，有利于有針對(duì)性地為目標(biāo)參展商提供重要的展覽信息(如展覽宣傳推廣策略、意向重點(diǎn)參展商名錄、大型采購組團(tuán)與會(huì)議消息等)。

　　4.訓(xùn)練電話營(yíng)銷人員建立個(gè)人魅力與談話技巧在電話營(yíng)銷中，如何讓目標(biāo)參展商透過營(yíng)銷人員的聲音感受到關(guān)心及友善，如何將營(yíng)銷人員的笑容融入聲音，如何使電話營(yíng)銷的工作做得更出色是電話營(yíng)銷成功的關(guān)鍵。成功的電話營(yíng)銷人員可以從目標(biāo)參展商的聲音中判斷其對(duì)推薦的展覽項(xiàng)目所持積極或冷陌、有興趣或漠不關(guān)心、耐心或急促、接受或抗拒的基本態(tài)度。并用自己平靜的心情，沉穩(wěn)有力或具有感染力的聲音來傳達(dá)有效的展覽信息與服務(wù)建議，從而形成電話營(yíng)銷的獨(dú)特魅力。